Отличия бесплатной и платной версии Alfresco: Alfresco Community Edition и Alfresco Content Services

Прежде, чем приступать к развертыванию системы документооборота Alfresco, необходимо принять решение о том, какая редакция Alfresco будет у вас использоваться и какой набор модулей вам нужен.

Главный выбор нужно сделать между бесплатной и платной версиями. Бесплатная версия называется Alfresco Community Edition и свободно доступна для скачивания по ссылке:

https://www.alfresco.com/products/community/download

Платная версия называется Alfresco Content Services и так же доступна для скачивания по ссылке:

https://www.alfresco.com/platform/content-services-ecm/trial/download

Но работать эта версия будет уже в пробном режиме и только в течение 30 дней с момента установки. При этом проверяются настройки даты в операционной системе компьютера, на котором установлены Alfresco Content Services.

Alfresco Content Services разделяются еще на три редакции (editions): Starter Edition, Business Edition и Enterprise Edition. Подробно вдаваться в различия между ними мы не будем (просмотреть эти отличия можно самостоятельно на странице https://www.alfresco.com/platform/pricing), вся приведенная ниже информация об отличиях между бесплатной и платной версиями относится к самой полной полной платной версии Alfresco Content Services Enterprise Edition.

Ранее платный вариант Alfresco, который сейчас называется Alfresco Content Services, назывался Alfresco Enterprise. По старой памяти это называние кое-где сохранилось и в документации, и в программном коде/названии папок, и на форумах.

Конечно, платная и бесплатная редакция отличаются друг от друга не только ценой (про лицензирование будет рассказано в следующих разделах), но и функциональными возможностями. Ниже представлен список того, чем отличаются платный Alfresco Content Services от бесплатного Alfresco Community Edition:

• техническая поддержка от производителя, пакеты обновлений и хот-фиксы;

• доступ к дополнительной базе знаний Alfresco, доступной только подписчикам платной версии;

• возможность использования коммерческих серверов баз данных, таких как Oracle, Microsoft SQL Server и IBM DB2. В бесплатной версии могут использоваться только бесплатные СУБД (PostgreSQL, MySQL, MariaDB). Отметим, что Alfresco хранит на сервере баз данных только некоторые настройки и метаданные, хранение самого контента в виде документов производится не в базе данных (как это сделано, например, в SharePoint), а в виртуальной файловой системе. Именно на диски, где размещены файлы виртуальной файловой системы, и идет основная нагрузка при работе Alfresco. На сервер баз данных нагрузки практически нет, поэтому бесплатный PostgreSQL, устанавливаемый вместе с обеими версиями Alfresco по умолчанию, практически во всех случаях вполне удовлетворяет всем потребностям. Смысла приобретать для Alfresco еще и лицензии на Microsoft SQL Server или Oracle обычно нет никакого;

• возможность использования альтернативных серверов приложений. По умолчанию при установке Alfresco устанавливается сервер приложений (его также называют сервером бизнес-логики) Tomcat, на который завязана вся программная логика (и все программные модули) системы документооборота. При использовании платного Alfresco Content Services вы получаете возможность установить вместо Tomcat другие серверы приложений — JBoss, Oracle WebLogic Server или IBM WebShere. Однако при использовании любого другого сервера приложений, кроме Tomcat, вы получаете дополнительную головную боль как при конфигурировании Alfresco, так и при разработке дополнительных программных модулей (поскольку вся документация и все примеры ориентированы именно на Tomcat). Кроме того, наличия Tomcat требует предустановленная в Alfresco система полнотекстового поиска Solr. Поэтому примеров применения альтернативных серверов приложений для Alfresco в производственной среде я пока не встречал;

• возможность создания отказоустойчивых кластеров средствами Alfresco. Это отличие реализуется, помимо всего прочего, при помощи архитектурного отличия между платным Content Services и бесплатным Community Edition: в платной версии реализован постоянный кэш тикетов URL, а в бесплатной — нет. За счет постоянного кэша в некоторых ситуациях переключение между узлами кластеров происходит совершенно прозрачно для пользователей, без какого-то влияния на их работу. Для многих предприятий именно функциональные возможности, связанные с обеспечением отказоустойчивости Alfresco и возможностью создания кластеров, являются самым важным отличием между платной и бесплатной версией. Однако заметим, что чаще всего сервер Alfresco устанавливается в виртуальную среду и у вас есть возможность обеспечить его работу в отказоустойчивом кластере средствами среды виртуализации (например, VMWare или Hyper-V). Стоит ли возможность создавать отказоустойчивые кластеры Alfresco покупки платной лицензии — решать вам;

• возможность использовать шифрованные хранилища документов и, таким образом, производить шифрование как содержимого документов, так и метаданных. При применении этого функционала используются два алгоритма шифрования. При помещении любого документа в шифрованное хранилище генерируется симметричный ключ (при помощи которого и производится шифрование), а сам симметричный ключ шифруется при помощи асимметричного ключа RSA. Таким образом, обеспечивается и высокая производительность при помощи симметричных ключей, и высокая защищенность при помощи ключей асимметричных. Однако заметим, что встроенный функционал шифрования Alfresco Content Services ФАПСИ/ФСТЭК не сертифицирован и по этой причине в организациях, в которых требуется сертифицированное защищенное хранение данных, лучше использовать дополнительные сертифицированные средства защиты. Кроме того, при использовании платных Alfresco Content Services вы получаете возможность применения шифрования и при работе с мобильных клиентов (например, смартфонов) средствами Alfresco Mobile app;

• возможность использовать дополнительные средства для работы с медиа-контентом (аудио и видеофайлами). Для этой цели в Alfresco используется дополнительный программный модуль Alfresco Media Management (устанавливается вместе со службой очередей ActiveMQ). В результате пользователи получают возможность просматривать медиафайлы, хранящиеся на сервере Alfresco, прямо из Web-броузера (средствами HTML5), обрезать видеофайлы и проводить минимальное редактирование, вставлять в видеофайлы комментарии по меткам времени, прописывать специальные метаданные для видеофайлов и т. п;

• поддержка JMX. JMX (Java Management Extensions) — это специальная технология, которая позволяет подключаться к управляющим классам (реализованным по стандарту Managed Java Bean, MBean). С практической точки зрения это означает, что вы можете использовать для администрирования Alfresco готовые JMX-совместимые приложения (например, jManage или MC4J) или создать свое Java-приложение, использующее классы JMX;

• возможность использования политик хранения (storage policies). По смыслу политики хранения больше всего напоминают секционирование (partitioning) в базах данных. Они точно так же, основываясь на некоторых атрибутах документов, позволяют прозрачно для пользователя разнести их по разным хранилищам. Например, документы за текущий год можно автоматически помещать в хранилище на быстром диске, а документы за предыдущие годы (которые относятся к архиву и быстрый доступ к которым не требуется) — в хранилище на другом диске, с меньшей производительностью;

• возможность применения встроенного коннектора JOD (JOD Connector) для массового преобразования документов. JODConverter (от Java Open Document) — набор библиотек, предназначенных для быстрого массового преобразования документов между разными форматами (например, между форматами Microsoft Office и Open Office и наоборот). На многих предприятиях есть требования, чтобы в системе документооборота документы хранились в едином формате, что упрощает доступ к ним из различных приложений (и различных версий этих приложений). В этой ситуации предустановленный JOD Connector может оказаться полезным. Заметим, что в бесплатном Community Edition возможность преобразования документов тоже встроена изначально (для этой цели используются библиотеки Open Office), но этот Open Office Connector, в отличие от JOD Connector, более ориентирован на преобразование отдельных документов и менее удобен при массовых преобразованиях;

• возможность применения для преобразования документов Alfresco Transformation Server. Alfresco Transformation Server — это дополнительный программный модуль, который, как понятно из названия, предназначен для преобразования документов (например, так же, как и JOD Connector, он умеет преобразовывать документы Microsoft Office в документы Open Office). Отличительной особенностью Alfresco Transformation Server является то, что
  • его можно разворачивать на отдельном компьютере по отношению к серверу Alfresco, снимая таким образом нагрузку с сервера;
  • в нем для обращения к документам Microsoft Office используются «родные» библиотеки Microsoft, что гарантирует корректное извлечение из них контента.

• возможность использовать синхронизацию с облачным хранилищем Alfresco (эта технология называется Hybrid Sync, старое название, которое тоже иногда используется — Enterprise to Cloud Sync). При внесении любых изменений в хранилище Alfresco на сервере на предприятии эти изменения тут же реплицируются в хранилище в облаке Alfresco (обратное тоже верно). Соответственно, в дополнение к хранилищу Alfresco на предприятии в нашем распоряжении появляется его копия в облаке на серверах Alfresco. Эту облачную копию можно использовать:

  • для обеспечения отказоустойчивости;

  • для организации доступа клиентов из Интернета, чтобы не было необходимости пробрасывать им VPN-доступ на сервера Alfresco во внутренней сети предприятия.

• возможность использовать программный модуль Alfresco Desktop Sync для высокопроизводительной синхронизации пользовательского контента между хранилищем на сервере Alfresco (или облачным хранилищем Alfresco One) и локальным диском на компьютере пользователя. Такое решение позволяет пользователям при необходимости работать со своими документами в режиме оффлайн — без подключения к серверу. При следующем подключении документы на локальном диске будут синхронизированы с хранилищем Alfresco;

• возможность использовать дополнительные средства для работы с отчетами в Alfresco. Система аудита, фиксирующая вход пользователей в систему, их обращение к документам, внесение изменений и т.п., изначально включена в поставку и платного Content Services, и бесплатного Community Edition. Чтобы она заработала, достаточно ее настроить через файлы конфигурации. Однако просмотр журналов аудита встроенными средствами не очень удобен. Намного удобнее дополнительные средства отчетов для Alfresco, из которых чаще всего используется средство под названием A.A.A.R (Alfresco Audit Analysis and Reporting). Однако для того, чтобы использовать полные возможности работы с отчетами в A.A.A.R и некоторых других средствами, необходима платформа Pentaho Enterprise, которая, в свою очередь, требует наличия платных Content Services;

• возможность использовать классы Delegating Event Publisher для организации реакции на события сервера Alfresco. Delegating Event Publisher — это специальная библиотека, которая позволяет регистрировать события сервера Alfresco (например, вход определенного пользователя в систему или выполнение каких-либо действий в определенной папке или с определенным документом) и, соответственно, обеспечивать немедленное реагирование на эти события;

• возможность использования набора дополнительных административных средств, которые появляются для администратора в Web-интерфейсе Alfresco Share сразу после установки платных Alfresco Content Services;

• возможность применения «из коробки» набора дополнительных программных модулей:

  • Outlook Integration — этот модуль позволяет сохранять их Outlook сообщения напрямую в хранилище Alfresco;

  • Amazon S3 — этот модуль позволяет пользователям через Alfresco обращаться к своим документам в облачном хранилище Amazon S3;

  • Kofax — дополнительный программный модуль, предназначенный для работы с факсами и распознавания символов;

  • SAML (Security Assertion Markup Language) — специальный протокол, предназначенный для организации единой точки входа (Single Sign-On) для разных приложений на вашем предприятии. При использовании соответствующего программного модуля, входящего в состав платных Alfresco Content Services, вы можете организовать аутентификацию пользователей при входе в систему Alfresco, через Single Sign-On.
• возможность использования «телеметрии», когда платный Alfresco Content Services через определенные интервалы передает информацию о своей работе на сайт Alfresco, что должно упростить работу служб поддержки Alfresco, когда возникнет потребность к ней обратиться.

Вот и все различия, которые есть между платной Alfresco Content Services и бесплатной Alfresco Community Edition. Вам принимать решения о том, стоят ли они того, чтобы платить примерно 15 тыс. долларов в год. Заметим только, что:

• Alfresco позиционируется как бесплатная система, поэтому подавляющее большинство предприятий используют бесплатный вариант Alfresco Community Edition;

• в некоторых ситуациях в дополнение к бесплатной Alfresco Community Edition рекомендуется также иметь где-нибудь на тестовом виртуальном компьютере также и платную Alfresco Content Services в пробном варианте. Например, в платной версии можно внести изменения в настройки при помощи дополнительных Web-утилит, которых нет в бесплатной версии, посмотреть, как изменились файлы конфигурации, а потом воспроизвести эти изменения в своей бесплатной версии. Иногда это удобнее, чем перерывать документацию и форумы в поисках необходимых настроек.